Was bei der Migration übertragen wird
Ein vollständiger Umzug von Google Workspace zu Microsoft 365 umfasst weit mehr als nur E-Mails. In der Praxis übertragen wir:
- Gmail-Postfächer inklusive Labels (werden zu Outlook-Ordnern), gelesen/ungelesen-Status, Stern-Markierungen und Anhängen.
- Google Kalender mit Serienterminen, Ausnahmen, Erinnerungen und geteilten Kalendern.
- Google Kontakte samt Kontaktgruppen und Verteilern.
- Google Drive und geteilte Ablagen nach OneDrive und SharePoint — inklusive Ordnerstruktur und Freigaben.
- Google Groups als Microsoft-365-Gruppen oder Verteilerlisten.
Wichtig ist die Zuordnung der Konzepte: Gmail-Labels sind keine 1:1-Entsprechung zu Outlook-Ordnern (eine Mail kann mehrere Labels haben, aber nur in einem Ordner liegen). Eine saubere Migration löst diese Mehrdeutigkeit definiert auf, statt Mails zu duplizieren oder zu verlieren.
Der Ablauf in sechs Schritten
1. Bestandsaufnahme
Zuerst wird der Ist-Zustand erfasst: Anzahl der Postfächer, Datenvolumen, geteilte Drives, Gruppen und die Domain-Konfiguration (MX-, SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge).
2. Ziel-Tenant vorbereiten
Im Microsoft-365-Tenant werden Nutzer, Lizenzen und Gruppen angelegt. Die Domain wird hinzugefügt und verifiziert — zunächst ohne die MX-Einträge umzustellen, damit der Mailfluss nicht unterbrochen wird.
3. Vorab-Migration
Der Großteil der Daten wird im Hintergrund übertragen, während alle weiter mit Google Workspace arbeiten. Bei großen Postfächern spart das den entscheidenden Zeitvorsprung.
4. Cutover (Umstellung)
In einem geplanten Zeitfenster — oft am Wochenende — werden die MX-Einträge auf Microsoft 365 umgestellt. Ab jetzt landen neue Mails im neuen System.
5. Delta-Migration
Mails, die zwischen Vorab-Migration und Cutover noch bei Google eingegangen sind, werden nachgezogen. So fehlt keine einzige Nachricht.
6. Validierung & Übergabe
Jedes Objekt wird gegen die Quelle geprüft. Sie erhalten einen Abschlussbericht über die Vollständigkeit, die Nutzer werden eingewiesen, der alte Tenant bleibt als Fallback noch eine Weile bestehen.
Die häufigsten Stolperfallen
- MX-Einträge zu früh umstellen: führt zu doppelter Zustellung oder Mailverlust. Erst nach der Vorab-Migration umstellen.
- Geteilte Drives unterschätzen: Berechtigungen und Freigaben sind aufwändiger als die reinen Dateien — sie müssen explizit auf SharePoint abgebildet werden.
- Kalender-Freigaben: geteilte Google-Kalender brauchen im Ziel eine bewusste Zuordnung, sonst gehen Freigaben verloren.
- Weiterleitungen und Filter: Gmail-Filter und -Weiterleitungen haben kein automatisches Gegenstück und müssen separat berücksichtigt werden.
DSGVO: Wo laufen die Daten?
Bei einer Anbieter-zu-Anbieter-Migration ist entscheidend, über welche Infrastruktur die Daten fließen. Migravault bewegt alle Inhalte ausschließlich über eigene Server in Deutschland und der EU — die Daten verlassen den europäischen Rechtsraum nicht. Auf Wunsch schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO ab.
Selbst migrieren oder durchführen lassen?
Für ein einzelnes Postfach genügt oft ein einfacher IMAP-Import. Sobald aber mehrere Nutzer, geteilte Drives, Gruppen und eine Domain-Umstellung im Spiel sind, steigt das Risiko deutlich. Eine begleitete Migration plant den Cutover, zieht das Delta nach und weist jede Übertragung nach — das ist der Unterschied zwischen „sollte vollständig sein" und „nachweislich vollständig".
Häufige Fragen
Wie lange dauert die Migration von Google Workspace zu Microsoft 365?
Das hängt vor allem vom Datenvolumen und der Postfachanzahl ab. Da der Großteil im Hintergrund vorab übertragen wird, bleibt das eigentliche Umstellungsfenster meist kurz (oft ein Wochenende). Kleine Umgebungen sind in wenigen Tagen fertig, größere in ein bis mehreren Wochen Vorlauf.
Geht beim Wechsel etwas verloren?
Bei einer geplanten Migration mit Delta-Abgleich und Validierung nicht. Jede Mail, jeder Termin und jede Datei wird übertragen und anschließend pro Objekt gegen die Quelle geprüft.
Können wir während der Migration weiterarbeiten?
Ja. Die Vorab-Migration läuft im Hintergrund, während Ihr Team normal mit Google Workspace arbeitet. Erst der kurze Cutover stellt auf Microsoft 365 um.